Leitlinie

LEITLINIE ZUM VERÖFFENTLICHEN ELEKTRONISCHER DOKUMENTE IN FULDOK

Nachfolgend werden die Ziele und Aufgaben des Dokumentenservers FulDok in einer verbindlichen Leitlinie dargelegt sowie die Rahmenbedingungen für das Einstellen von Dokumenten auf dem Dokumentenserver beschrieben.

1. ZIELE UND AUFGABEN

FulDok ist der Dokumentenserver der Hochschule Fulda – University of Applied Sciences (HFD) und wird von der Hochschul-, Landes- und Stadtbibliothek Fulda (HLSB) betrieben. FulDok bietet allen Mitgliedern und Angehörigen (gemäß HessHG § 37) der HFD und mit ihr assoziierten Einrichtungen und Personen die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen, um wissenschaftliche Publikationen und weitere Dokumente für Forschung, Lehre und zur allgemeinen Bildung unter Einhaltung bestimmter Qualitätsstandards elektronisch zu publizieren, zu speichern, zu archivieren und zu verbreiten. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Dokumente als auch auf elektronische Versionen gedruckter Publikationen und sowohl auf Erst- als auch Zweitveröffentlichungen.

Aufgaben von FulDok sind die dauerhafte Auffindbarkeit und Zitierbarkeit der Publikationen sicherzustellen und den freien Zugriff (Open Access) auf die in FulDok veröffentlichten Publikationen zu gewährleisten.

Alle in FulDok eingestellten elektronischen Dokumente erhalten einen Digital Object Identifier (DOI). Sie werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen und andere Nachweisinstrumente erschlossen und sind dadurch weltweit auffindbar und eindeutig identifizierbar.

2. SAMMELAUFTRAG DER HLSB UND URHEBERRECHT

Die HLSB strebt die Speicherung, Katalogisierung und Archivierung aller durch Angehörige der Hochschule Fulda veröffentlichten elektronischen wissenschaftlichen Dokumente an, sofern sie den Qualitätsstandards der Fachbereiche und der HLSB sowie formalen Vorgaben entsprechen. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente.

Die Urheberrechte von Autor*innen bleiben bei einer Veröffentlichung eines Dokuments in FulDok gewahrt. Einer Veröffentlichung desselben Dokuments in einer Fachzeitschrift, bei einem Wissenschaftsverlag oder auf einem anderen Dokumentenserver steht somit nichts entgegen. Allerdings sollten Zeitschriftenredaktionen oder Verlage ggf. darüber informiert werden, dass das Dokument bereits auf FulDok publiziert wurde.

Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats werden alle Wissenschaftler*innen der Hochschule Fulda aufgefordert, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein Nutzungsrecht zu sichern, das es ihnen ermöglicht, die von ihnen verfassten Publikationen zusätzlich – eventuell nach Ablauf einer Sperrfrist (Embargo) – auf FulDok zu veröffentlichen.

Aufgenommen werden elektronische Dokumente von Angehörigen und Mitgliedern der HFD und mit ihr assoziierter Einrichtungen, die im Rahmen der wissenschaftlichen Arbeit, der Lehre oder des Studiums an der HFD entstanden sind sowie andernorts publizierte Dokumente, die in Zusammenhang mit an der HFD durchgeführter Forschung stehen. Im Rahmen der Wissenschaftlichen Sammlung Rhön werden auch externe genuin elektronische oder digitalisierte Dokumente angeboten.

Das Sammelspektrum umfasst folgende Publikations- und Dokumenttypen:

Arbeitspapiere
Bachelorarbeiten
Berichte (z. B. Tagungs- oder Forschungsberichte)
Bücher (Monographien und Sammelbände)
Dissertationen oder Habilitationen
Konferenzveröffentlichungen (z. B. Paper oder Poster)
Lehrmaterialien (z. B. Vorlesungsskripte oder Präsentationen)
Masterarbeiten
Periodika (z. B. Newsletter)
Preprints
Rezensionen
Studienarbeiten (z. B. Seminar- oder Projektarbeiten)
Teile von Büchern
Teile von Periodika
Wissenschaftliche Artikel
Sonstige Publikationen, die es im Interesse der Autor*innen oder der Hochschule zu publizieren und archivieren gilt

Zu beachten ist, dass die Publikation von Bachelor- und Masterarbeiten sowie Dissertationen auf FulDok die Zustimmung der jeweiligen Erstgutachter*innen bzw. Promotionsausschüsse erfordert (es gelten die Bestimmungen der jeweils anzuwendenden Promotionsordnung). Die Publikation studentischer Arbeiten, die z. B. im Rahmen von Seminaren oder Projekten an der Hochschule entstanden sind, erfordert eine Einverständniserklärung einer/eines betreuenden Professor*in. Ein entsprechendes Formblatt nebst Einverständniserklärungen für Abschlussarbeiten sowie anderweitige studentische Arbeiten kann nach der Anmeldung in FulDok aus dem Webformular „Veröffentlichen“ heraus heruntergeladen werden. Außerdem ist es auf der Website der HLSB verlinkt (hier unter „Veröffentlichen in FulDok“). Das Formblatt ist ausgefüllt und unterschrieben an fuldok-hslb(at)hs-fulda.de zu senden. Eine detaillierte Beschreibung des Prozesses zur Veröffentlichung von Abschlussarbeiten steht im Intranet der Hochschule zur Verfügung (auffindbar unter „Dokumentation“ mithilfe der Sucheingabe „Abschlussarbeit_veröffentlichen“).

Für die Publikation von Forschungsdaten steht Mitgliedern und Angehörigen der Hochschule Fulda Datenrepositorium FulDat zur Verfügung.

Die HLSB empfiehlt Autor*innen, ihre in FulDok veröffentlichen Dokumente mit einer Creative-Commons-Lizenz (kurz: CC-Lizenz) zu versehen. Durch die Nutzung von CC-Lizenz wahren Autor*innen das eigene Urheber- und Nutzungsrecht und erlauben gleichzeitig Dritten, Ihr Werk weiterzuverwenden, zu vervielfältigen und zu verbreiten. Art und Umfang der Weiternutzung, Weiterverbreitung oder Vervielfältigung bestimmen die Publizierenden dabei durch Ihre Lizenzauswahl selbst. Die HLSB bietet Autor*innen umfassende Beratung zur Nutzung von CC-Lizenzen (openaccess-hlsb(at)hs-fulda.de).

Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in der Verantwortung der Autor*innen und Herausgeber*innen der veröffentlichten Dokumente. Im Fall der Publikation von Zweitveröffentlichungen auf FulDok kann das Redaktionsteam von Autor*innen verlangen, das schriftliche Einverständnis eventueller Co-Autor*innen einzuholen.

3. DAS ELEKTRONISCHE DOKUMENT

Unter dem Begriff „elektronisches Dokument“ wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text und Grafik basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird. Künftig wird angestrebt, den Begriff auf multimediale Dokumente, die Audio- und Video-Sequenzen enthalten, zu erweitern.

Ein elektronisches Dokument, das auf FulDok veröffentlich werden soll, erfüllt folgende Voraussetzungen:

Es ist zur dauerhaften Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.
Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sollten Veränderungen notwendig sein, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert.
Es entspricht den von der HLSB vorgegebenen technischen Parametern und Standards (Dokumente können im Format PDF bzw. idealerweise PDF/A veröffentlicht werden; eine Anleitung zur Erstellung von PDF/A-Dateien finden Sie hier).
Es kann mit einer Creative-Commons-Lizenz versehen werden, mittels der die Verbreitung und Nutzung geregelt wird (vgl. auch S. 3).

Die Dokumente werden von den Autor*innen selbst bzw. einer durch sie beauftragten Person per Webformular in FulDok formal sowie inhaltlich beschrieben und anschließend in den Dokumentenserver hochgeladen.

Nach Zustimmung der Autor*innen wird das Dokument durch das FulDok-Redaktionsteam (fuldok-hlsb(at)hs-fulda.de) geprüft und freigegeben. Der Zugriff auf publizierten Dokumente kann durch das Redaktionsteam in besonderen Ausnahmefällen gesperrt werden. Fehlende Metadaten dürfen durch das Redaktionsteam selbstständig ergänzt werden.

4. DER PUBLIKATIONSVERTRAG

Um den Publikationsvorgang in FulDok abzuschließen, müssen Sie als Publizierende*r dem standardisierten Publikationsvertrag der HLSB für FulDok zustimmen. Der Vertrag wird Ihnen am Ende des Publikationsprozesses in FulDok vorgelegt. Sie bestätigen den Vertrag, indem Sie einen Haken in der entsprechenden Checkbox setzen. Ein eigenhändige Vertragsunterschrift ist nicht erforderlich. Sie können den Publikationsvertrag auf der FulDok-Website unter dem Menüpunkt „Über FulDok“ jederzeit vorab einsehen.

5. EINHEITLICHE BENENNUNG DER DOKUMENTE

Die Benennung der hochzuladenden Datei sollte einem einheitlichen Schema folgen, das eine eindeutige Identifikation jedes einzelnen Dokuments ermöglicht.

Bestandteile des Dateinamens sind:

Nachname der Autorin oder des Autors, bei mehreren Autor*innen: Nachname der/des ersten Autor*in mit Zusatz „et al“ (s. nachfolgende Beispiele)
Kurztitel des Werks
Publikationsjahr

Die einzelnen Elemente des Dateinamens sind durch Unterstriche zu trennen. Dies gilt auch für die Bestandteile des Kurztitels der Publikation, sofern dieser aus mehr als einem Wort gebildet wird.

Beispiele:

Bei Publikationen einzelner Personen:
Schema: [Nachname]_[Kurztitel]_[Jahr]
Beispiel: Musterfrau_Musterpublikation_Abschlussarbeit_2025
Bei Publikationen mehrerer Personen:
Schema: [Nachname]_et_al_[Kurztitel]_[Publikationsjahr]
Bespiel: Mustermann_et_al_Musterpublikation_Studienprojekt_2025

Autor*innen sollten unbedingt darauf achten, dass Deckblätter und Publikationen keinerlei Informationen wie private Adressen, Mailadressen oder Telefonnummern enthalten!

6. ERSCHLIESSUNG

Um die eingestellten Publikationen national und international in Bibliothekskatalogen, Suchmaschinen und andere Nachweisinstrumenten sichtbar zu machen, werden sie durch Metadaten (Dublin Core, Schlagworte, DDC-Kategorien, Abstract) erschlossen.

7. ORGANISATORISCHES

FulDok wird gemeinschaftlich von der HLSB und dem Hessischen Bibliotheksinformationssystem hebis, das die technische Infrastruktur zur Verfügung stellt, betrieben. Darüber hinaus sind folgende organisatorische Gesichtspunkte zu beachten:

Die Veröffentlichung elektronischer Dokumente in FulDok ist grundsätzlich kostenfrei.
Nach der Erstellung eines Accounts und Anmeldung mit einer Nutzerkennung der HFD (E-Mailadresse der Hochschule) können die über FulDok zu publizierenden Dokumenten hochgeladen und mit Metadaten beschrieben werden, die nach Abschluss des Publikationsvorgangs öffentlich einsehbar sind.
Die für die Veröffentlichung ausgewählte FulDok-Sammlung, der Publikationstyp, der Autor*innenname, der Titel des publizierten Werkes, das Erscheinungsdatum des Werkes, die Sprache des Werkes und der Zugangsstatus (Open Access oder Restricted Access) sind dabei Pflichtangaben. Alle weiteren Metadaten sind optional, können - sofern sie fehlen - aber durch das Redaktionsteam ergänzt werden.
Für studentische Abschlussarbeiten und Dissertationen gelten gesonderte Bedingungen. Es ist eine Publikationsempfehlung der Erstgutachter*innen bzw. die Zustimmungen der zuständigen Promotionszentren nötig (vgl. auch S. 3).
Die elektronischen Dokumente erhalten nach dem Hochladen individuelle und dauerhafte Identifikatoren (DOIs), die einen unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente erlauben und ihre dauerhafte weltweite Auffindbarkeit sicherstellen. Diese Identifikatoren werden durch das System automatisch generiert und sind nach Abschluss des Veröffentlichungsprozesses öffentlich sichtbar.
Die für die Veröffentlichung eventuell anfallende zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in publikationsfähige Dateiformate, können bei Bedarf von den Mitarbeitenden der HLSB unterstützt oder durchgeführt werden.
Das nachträgliche Ändern oder Löschen von veröffentlichten Dokumenten ist nicht vorgesehen. Geänderte Fassungen werden als neue Version mit eigenem DOI eingestellt. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Zugriff auf ein Dokument gesperrt werden.
Die Literaturangaben aller in FulDok veröffentlichten Dokumente werden automatisch in der Hochschulbibliografie verzeichnet und stehen dort für den Export in Literaturlisten, nach ORCID etc. sowie für statistische Zwecke zur Verfügung.
Bei allen Fragen rund um FulDok wenden Sie sich bitte an die Hochschul-, Landes- und Stadtbibliothek Fulda (HLSB): fuldok-hlsb(at)hs-fulda.de.

DANKSAGUNG

Wir danken der Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren an der Humboldt-Universität zu Berlin und dem Redaktionsteam des Publikationen-Repositoriums PUR der Hochschule RheinMain, deren Leitlinien als Vorlagen benutzt wurden.

FRAGEN?

GERNE KÖNNE SIE SICH AN UNS WENDEN:

fuldok-hlsb(at)hs-fulda.de
0661 9640-9826

Stand: 12.12.2025, Hochschul-, Landes- und Stadtbibliothek Fulda (HLSB)